All About Me: Tugas 10 Pengantar Manajemen : KISS ME (Koordinasi, Integrasi, Simplikasi, Sinkronisasi, dan Mekanisme)

Pendahuluan

Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif. Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan tentang manajemen, serta penyusunan personalia.

Koordinasi (Coordination)

Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

1. Pedoman Koordinasi :

a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

2. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif

Kebaikan :

Ø Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.

Ø Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.

Ø Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

Kelemahan :

Ø Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.

Ø Perbedaan dalam orientasi waktu

Ø Perbedaan orientasi antar pribadi

Ø Perbedaan dalam formalitas struktur

3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :

v Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.

v Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral :

Ø Hubungan langsung

Ø Hubungan kelompok langsung

Ø Hubungan silang

Contoh:

Administrasi Pelabuhan mengadakan koordinasi terhadap semua instansi atau perusahaan atau organisasi lain yang berada di wilayah pelabuhan tertentu. Koordinasi yang dilakukan oleh Pembina lokasi transmigrasi yang belum diserahkan kepada Pemerintah Daerah.

INTEGRASI

Integrasi berasal dari bahasa inggris "integration" yang berarti kesempurnaan atau keseluruhan. integrasi sosial dimaknai sebagai proses penyesuaian di antara unsur-unsur yang saling berbeda dalam kehidupan masyarakat sehingga menghasilkan pola kehidupan masyarakat yang memilki keserasian fungsi.

Definisi lain mengenai integrasi adalah suatu keadaan di mana kelompok-kelompok etnik beradaptasi dan bersikap komformitas terhadap kebudayaan mayoritas masyarakat, namun masih tetap mempertahankan kebudayaan mereka masing-masing. Integrasi memiliki dua pengertian, yaitu :

Pengendalian terhadap konflik dan penyimpangan sosial dalam suatu sistem sosial tertentu
Membuat suatu keseluruhan dan menyatukan unsur-unsur tertentu

Sedangkan yang disebut integrasi sosial adalah jika yang dikendalikan, disatukan, atau dikaitkan satu sama lain itu adalah unsur-unsur sosial atau kemasyarakatan. Suatu integrasi sosial di perlukan agar masyarakat tidak bubar meskipun menghadapi berbagai tantangan, baik merupa tantangan fisik maupun konflik yang terjadi secara sosial budaya.

Menurut pandangan para penganut fungsionalisme struktur sistem sosial senantiasa terintegrasi di atas dua landasan berikut :

Suatu masyarakat senantiasa terintegrasi di atas tumbuhnya konsensus (kesepakatan) di antara sebagian besar anggota masyarakat tentang nilai-nilai kemasyarakatan yang bersifat fundamental (mendasar)
Masyarakat terintegrasi karena berbagai anggota masyarakat sekaligus menjadi anggota dari berbagai kesatuan sosial (cross-cutting affiliation). Setiap konflik yang terjadi di antara kesatuan sosial dengan kesatuan sosial lainnya akan segera dinetralkan oleh adanya loyalitas ganda (cross-cutting loyalities) dari anggota masyarakat terhadap berbagai kesatuan sosial.

Penganut konflik berpendapat bahwa masyarakat terintegrasi atas paksaan dan karena adanya saling ketergantungan di antara berbagai kelompok.

Integrasi sosial akan terbentuk apabila sebagian besar masyarakat memiliki kesepakatan tentang batas-batas teritorial, nilai-nilai, norma-norma, dan pranata-pranata sosial

Asimilasi, yaitu pembauran kebudayaan yang disertai dengan hilangnya ciri khas kebudayaan asli.
Akulturasi, yaitu penerimaan sebagian unsur-unsur asing tanpa menghilangkan kebudayaan asli.

Faktor-Faktor Pendorong

A. Faktor Infernal :

kesadaran diri sebagai makhluk sosial
tuntutan kebutuhan
jiwa dan semangat gotong royong

B. Faktor External :

tuntutan perkembangan zaman
persamaan kebudayaan
terbukanya kesempatan berpartisipasi dalam kehidupan bersama
persaman visi, misi, dan tujuan
sikap toleransi
adanya kosensus nilai
adanya tantangan dari luar

Syarat Berhasilnya Integrasi Sosial

1. Untuk meningkatkan Integrasi Sosial, Maka pada diri masing-masing harus mengendalikan perbedaan/konflik yang ada pada suatu kekuatan bangsa dan bukan sebaliknya.

2. Tiap warga masyarakat merasa saling dapat mengisi kebutuhan antara satu dengan yang lainnya.

Contoh Integrasi:

Distribution Agreement

Bank mendistribusikan produk asuransi jiwa baik secara standalone maupun di bundling dengan produk bank seperti tabungan. Strategi ini masih memanfaatkan secara minimal customer base dari bank. Kelemahan dari model kerja sama ini adalah sulitnya mengukur besarnya investasi yang diperlukan mengingat jangka waktu hubungan kerja bank dan asuransi bisa tak terbatas. Bagi kedua belah pihak, kerja sama ini saling menguntungkan dan memerlukan investasi yang paling minimal.

SIMPLIKASI

Pengertian Simplikasi :

Makna realitas sangat tergantung pada bagaimana kita memaknainya: pola pikir yang kita terapkan untuk memahami sesuatu.

Contoh Simplikasi :

Sektor Perbankan

Di sektor perbankan, asing sudah mulai merambah mayoritas saham perbankan nasional. Saham bank-bank swasta terbesar di Indonesia yang sempat dimiliki oleh pemerintah melalui program-program penyehatan perbankan, praktis sudah dikuasai asing melalui divestasi yang dilakukan oleh BPPN dan PT PPA (Persero). PT Bank Danamon Tbk, bank bekas milik taipan Usaman Admadjaja, 65,76% sahamnya telah dikuasai oleh Konsorsium Temasek Holding dan Deutsche Bank. Begitu pula dengan PT Bank Central Asia Tbk (BCA), bank swasta terbesar di Indonesia eks milik taipan Liem Sioe Liong, telah dikuasai Farindo Investments (Farallon). Konsorsium perusahaan dari luar negeri itu telah menguasai bank eks-milik taipan Liem Sioe Liong itu sebesar 51,25%.

Selain itu, Bank Internasional Indonesia (BII), Bank Niaga, Bank Permata, Bank NISP juga sudah dikuasai asing. Pro dan kontra atas investor asing pada sektor perbankan antara lain karena bank-bank tersebut telah merambah ke tingkat kabupaten, kecamatan, desa-desa dan mempengaruhi hajat hidup orang banyak. Bank Danamon misalnya, adalah salah satu bank swasta Indonesia yang telah merambah hingga ke kecamatan dan desa melalui Danamon Simpan Pinjam (DSP). Sementara BCA adalah bank yang memiliki 4.000 outlet, baik kantor maupun Anjungan Tunai Mandiri (ATM).

Selain itu, yang lebih kontroversial adalah karena hasil divestasi yang diterima pemerintah tidak sebanding dengan dana yang telah dibenamkan ke bank-bank tersebut. Demikian juga, dengan adanya obligasi pemerintah di bank-bank tersebut, maka justru pemerintah akan membayar bunga yang sangat besar setiap tahunnya. BCA, misalnya, saham yang diperoleh dengan nilai total sebesar Rp29 triliun didivestasi dengan harga sekitar Rp3 triliun. Sementara itu, obligasi pemerintah di bank tersebut per September 2001 merupakan 60 % dari total aset aset senilai Rp 61 triliun. Pendapatan bunga BCA dari obligasi pemerintah sebesar Rp8,8 triliun merupakan 90 persen dari pendapatan total BCA sebesar Rp9,8 triliun. Jadi, Farallon sebagai pemenang divestasi BCA menikmati kucuran uang rakyat melalui bunga obligasi pemerintah tersebut.

SINKRONISASI

Sinkronisasi adalah proses menyamakan data antar perangkat. Sering dilakukan proses sinkronisasi untuk menyamakan waktu dan data. Sinkronisasi diperlukan untuk menghindari terjadinya ketidak-konsistenan data akibat adanya akses data secara konkuren. Proses-proses disebut konkuren jika proses-proses itu ada dan berjalan pada waktu yang sama, proses-proses konkuren ini bisa bersifat independen atau bisa juga saling berinteraksi. Proses-proses konkuren yang saling berinteraksi memerlukan sinkronisasi agar terkendali dan juga menghasilkan output yang benar

Deadlock atau pada beberapa buku disebut Deadly Embrace adalah keadaan dimana dua program memegang kontrol terhadap sumber daya yang dibutuhkan oleh program yang lain. Tidak ada yang dapat melanjutkan proses masing-masing sampai program yang lain memberikan sumber dayanya, tetapi tidak ada yang mengalah.

Deadlock yang mungkin dapat terjadi pada suatu proses disebabkan proses itu menunggu suatu kejadian tertentu yang tidak akan pernah terjadi. Dua atau lebih proses dikatakan berada dalam kondisi deadlock, bila setiap proses yang ada menunggu suatu kejadian yang hanya dapat dilakukan oleh proses lain dalam himpunan tersebut.

Contoh Sinkronisasi :

Suatu perusahaan pempunyai singkronisasi antara computer-komputer yang terdapat dalam perusahaan tersebut agar mempermudah kinerja kerja karyawan perusahaan tersebut.

MEKANISASI

Mekanisasi pertanian adalah aplikasi prinsip ilmu dan teknologi pertanian dalam pengelolaan, pengendalian dan pemprosesan hasil pertanian. Melibatkan penggunaan mesin pada keseluruhannya atau sebagian untuk menggantikan tenaga manusia dan hewan. Mekanisasi tidak terbatas hanya kepada penggunaan traktor atau peralatan bermotor saja tetapi juga melibatkan seluruh alat yang membantu dalam menjalankan aktivitas pertanian.

Menurut Henry F. Fayol prinsip organisasi yang diikuti secara luas oleh para manajer dewasa ini:

1. Pembagian kerja, Prinsip ini sama dengan “pembagian kerja” Adam Smith. Spesialisasi menambah hasil kerja dengan cara membuat para pekerja lebih efisien.

2. Wewenang, Manajer harus dapat member perintah. Wewenang memberikan hak ini kepadanya,. Tetapi wewenang berjalan seiring dengan tanggung jawab. Jika wewenang digunakan, timbullah tanggung jawab. Agar efektif, wewenang seorang manajer harus sama dengan tanggung jawabnya.

3. Disiplin, Para pegawai harus mentaati dan menghormati peraturan yang mengatur organisasi. Disiplin yang baik merupakan hasil dari kepemimpinan yang efektif, suatu saling pengertian yang jelas antara manajemen dan para pekerja tentang peraturan organisasi serta penerapan hukuman yang adil bagi yang menyimpang dari peraturan tersebut.

4. Kesatuan komando, Setiap pegawai seharusnya menerima perintah hanya dari seorang atasan.

5. Kesatuan arah, Setiap kelompok aktivitas organisasi yang mempunyai tujuan sama harus dipimpin oleh seorang manjer dengan menggunakan sebuah rencana.

6. Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan individu. Kepentingan seorang pegawai atau kelompok pegawai tidak boleh mendahulukan kepentingan organisasi secara keseluruhan.

7. Remunerasi, Para pekerja harus digaji sesuai dengan jasa yang mereka berikan.

8. Sentralisasi, ini merujuk kepada sejauh mana para bawahan terlibat dalam pengambilan keputusan. Apakah pengambilan keputusan itu disentralisasi (pada manajemen) atau disentralisasi (pada para bawahan) adalah proporsi yang tepat. Kuncinya terletak pada bagaimana menemukan tingkat sentralisasi yang optimal untuk setiap situasi.

9. Rantai scalar, Garis wewenang dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling rendah merupakan rantai scalar. Komunikasi harus mengikuti rantai ini. Tetapi, jika dengan mengikuti rantai tersebut malah tercipta kelambatan, komunikasi silang dapat diizinkan jika disetujui oleh semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahu.

10. Tata tertib, Orang dan bahan harus ditempatkan pada tempat dari waktu yang tepat.

11. Keadilan, Para manajer harus selalu baik dan jujur terhadap para bawahan.

12. Stabilitas masa kerja para pegawai, Perputaran (turnover) pegawai yang tinggi adalah tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia yang teratur dan memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu adda pengganti.

13. Inisiatif, Para pegawai yang diizinkan menciptakan dan melaksanakan rencana-rencana akan berusaha keras.

14. Esprit de corps, Mendorong team spirit akan mmembangun keselarasan dan persatuan di dalam organisasi.

Contoh Mekanisasi :

Rendahnya produktivitas tenaga kerja karena rendahnya mutu sumber daya manusia, menghalangi negara negara berkembang mengambil keuntungan melimpahnya tenaga kerja dan rendahnya biaya tenaga kerja. Demikian pula, kondisi tersebut akan menghambat laju inovasi teknologi. Di sektor pertanian, penggunaan teknologi tradisonal, varietas tradisional dan cara `cara manajemen usaha tani yang berproduksi rendah menyebabkan petani hanya mampu memberikan penghasilan rendah atau sulit memasarkan di pasar lokal dan tidak akan mampu melakukan ekpor. Transfer teknologi berproduksi tinggi kepada mereka akan mampu mempercepat dan meningkatkan produktivitas usaha tani dari subsisten menjadi surplus dan bahkan menuju kepada ekspor jika ditunjang dengan manajemen sistem dan usaha tani yang tepat.

KESIMPULAN

Koordinasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah tetapi sangat diperlukan dalam menjamin seluruh elemen organisasi bergerak menuju tujuan yang sama. Untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi tersebut terdapat beberapa teknik dalam koordinasi, yaitu teknik koordinasi dengan pendekatan proses manajemen, teknik koordinasi dengan pendekatan pasar, teknik koordinasi dengan pendekatan organisasi, teknik koordinasi dengan pendekatan hubungan antar struktur dalam organisasi serta teknik koordinasi dengan pendekatan partisipasi masyarakat. Penggunaan beragam teknik tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan kombinasi beberapa teknik atau hanya memilih salah satu teknik saja. Pemilihan alternatif teknik koordinasi tersebut sangat bergantung pada karakteristik organisasi, jenis pekerjaan serta pemangku kepentingan yang dilayani.